Informativa sul trattamento dei dati personali

ScaleUp S.R.L., con sede legale in Corso Magenta 25, 20123 Milano, P.IVA/CF 13743690961, in qualità di titolare del trattamento (il “Titolare” o “ScaleUp”), desidera informarLa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“GDPR”) e della normativa nazionale, compresi il D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”) e i singoli provvedimenti dell’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ove applicabili, in merito al trattamento dei Suoi dati personali.

Flowii è un brand di ScaleUp S.R.L. In particolare, il Titolare tratterà i seguenti dati personali a Lei riferibili: dati identificativi (nome e cognome), dati di contatto (indirizzo e-mail e numero di telefono), dati relativi all’azienda per cui opera (ragione sociale, Partita IVA, indirizzo), nonché, nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma Flowii, i dati finanziari e contabili da Lei inseriti (fatture, transazioni, centri di costo, previsioni), i contenuti delle conversazioni con l’assistente Flowii AI, le preferenze e le impostazioni dell’account. Potranno inoltre essere trattati dati tecnici quali indirizzo IP, tipo di browser, dispositivo e log di accesso e utilizzo della piattaforma; per l’uso di cookie e strumenti di tracciamento si rinvia alla Cookie Policy (/cookie-policy).

Finalità e base giuridica del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è finalizzato:

• (a) All’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali. In particolare, i Suoi dati personali saranno trattati al fine di: (i) consentirLe la navigazione sul nostro sito (il “Sito”) e la registrazione per fruire dei relativi servizi, incluso il software-as-a-service denominato Flowii (la “Piattaforma”), ivi comprese le funzionalità basate su intelligenza artificiale (Flowii AI); (ii) dare seguito alle Sue richieste di informazioni, demo o contatto; (iii) gestire l’account, la fatturazione e il supporto. Per tali finalità la base giuridica del trattamento si rinviene nell’art. 6.1 lettera b) del GDPR, in quanto necessario per eseguire obblighi di natura contrattuale o precontrattuale.
• (b) All’invio di comunicazioni e newsletter per finalità promozionali inerenti offerte e servizi del Titolare analoghi a quelli eventualmente acquistati. Per tale finalità potrà ricevere il materiale all’indirizzo di posta elettronica da Lei fornito. La base giuridica si rinviene nell’art. 6.1 lettera f) del GDPR (legittimo interesse), nel rispetto di quanto disposto dall’art. 130 comma 4 del D.Lgs. 196/2003.
• (c) Al miglioramento del prodotto, all’analisi dell’utilizzo della Piattaforma e alla sicurezza, nonché al rispetto di obblighi di legge. La base giuridica è il legittimo interesse (art. 6.1 lettera f) GDPR) o l’obbligo legale (art. 6.1 lettera c) GDPR), ove applicabile.

Natura del conferimento

Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo (a) che precede è necessario in quanto strettamente funzionale allo svolgimento di attività precontrattuali e/o contrattuali. Il mancato conferimento dei dati personali comporta l’impossibilità di fornirLe i servizi richiesti, dar seguito alle Sue richieste e/o instaurare rapporti contrattuali con Lei. Il conferimento per le finalità di cui ai paragrafi (b) e (c) è facoltativo o fondato su base giuridica diversa dal consenso; in ogni caso Lei potrà opporsi alle comunicazioni promozionali in qualsiasi momento.

Funzionalità di intelligenza artificiale (Flowii AI) e pseudonimizzazione

La Piattaforma include un assistente basato su intelligenza artificiale (“Flowii AI”) che consente di porre domande sui dati aziendali e di richiedere operazioni sulla Piattaforma. Per elaborare la risposta, una parte limitata dei dati necessari viene trasmessa a un fornitore terzo di servizi di intelligenza artificiale, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. La trasmissione avviene esclusivamente lato server: il browser e l’app non comunicano mai direttamente con il fornitore.

La pseudonimizzazione si applica all’assistente conversazionale, al riepilogo giornaliero della dashboard, alla generazione assistita delle regole di categorizzazione e all’abbinamento automatico tra movimenti e fatture. Ne restano escluse, per ragioni tecniche intrinseche, le funzioni di estrazione dati da documenti (fatture, modelli F24, estratti conto), il cui scopo è precisamente la lettura del documento: in tal caso la tutela è assicurata dalle condizioni contrattuali con il fornitore e dalla non conservazione dei dati trasmessi.

Prima di ogni trasmissione i dati sono sottoposti a pseudonimizzazione. Gli elementi identificativi — ragione sociale dell’azienda, nominativi di clienti e fornitori, denominazione delle controparti dei movimenti e dei conti — sono sostituiti da identificativi convenzionali privi di significato per il fornitore (ad es. “Cliente_1”, “Controparte_3”). Sono inoltre mascherati o rimossi IBAN, indirizzi e-mail, codici fiscali e numeri di telefono. Il fornitore riceve pertanto importi, date, categorie e pseudonimi, non l’identità delle Sue controparti. La tabella di corrispondenza tra pseudonimo e dato reale è conservata sui sistemi del Titolare, non viene mai trasmessa al fornitore ed è utilizzata unicamente per ricostruire i nomi reali all’interno della Piattaforma, dove Lei continua a visualizzare i dati in chiaro. Tale tabella è mantenuta per ciascuna azienda, così che uno stesso pseudonimo identifichi sempre la medesima controparte, ed è cancellata unitamente ai dati dell’azienda; le singole corrispondenze sono rimosse quando il dato di origine viene eliminato dalla Piattaforma.

La pseudonimizzazione costituisce una misura di sicurezza ai sensi dell’art. 32 del GDPR e non equivale a un’anonimizzazione: i dati trattati restano dati personali e continuano a godere delle tutele previste dal GDPR. Si segnala inoltre che le diciture generiche prive di valore identificativo (ad es. “Bonifico”, “Pagamento”) non sono sostituite e che un nominativo digitato manualmente in chat, se non presente tra i dati dell’azienda, può essere trasmesso prima di essere pseudonimizzato.

I contenuti delle conversazioni con Flowii AI e le operazioni eseguite tramite l’assistente sono conservati sui sistemi del Titolare per consentirLe di consultare lo storico e per finalità di sicurezza e tracciabilità, secondo i termini indicati nella sezione “Durata della conservazione dei dati personali”. In base alle condizioni contrattuali applicabili, i dati trasmessi al fornitore per l’erogazione del servizio non sono da questi utilizzati per l’addestramento dei propri modelli.

Flowii AI non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici nei Suoi confronti o che La riguardino in modo analogamente significativo: le elaborazioni prodotte hanno natura di supporto e le operazioni eseguite su Sua richiesta restano in ogni momento verificabili e modificabili dall’utente all’interno della Piattaforma.

Trasferimento dei dati personali

I Suoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento al di fuori del territorio dell’Unione Europea, salvo ove strettamente necessario per l’erogazione dei Servizi (ad es. fornitori di hosting o di servizi tecnici, ivi inclusi eventuali fornitori di servizi di intelligenza artificiale). In tal caso il Titolare si assicurerà che siano applicate garanzie adeguate ai sensi del GDPR (clausole contrattuali tipo, decisioni di adeguatezza o altre misure previste dagli artt. 44-49 GDPR).

Durata della conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali trattati per le finalità di cui ai paragrafi precedenti saranno conservati per il tempo necessario per l’esecuzione delle misure precontrattuali e/o contrattuali per le quali sono stati raccolti. I dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto precontrattuale e/o contrattuale. Al termine del rapporto i dati saranno conservati per 10 (dieci) anni o per l’ulteriore periodo eventualmente richiesto per adempiere obblighi di legge (es. fiscali e contabili). I dati di log e tecnici sono conservati per periodi limitati secondo le policy interne. I dati trattati per finalità promozionali saranno conservati fino a revoca del consenso o opposizione, salvo diversa disposizione di legge.

Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati

I Suoi dati personali saranno trattati dal personale del Titolare a ciò specificamente autorizzato, in conformità all’art. 29 del GDPR. Potranno inoltre avere accesso ai Suoi dati personali soggetti terzi quali, a mero titolo esemplificativo, fornitori di servizi tecnici, hosting provider, società informatiche, fornitori di servizi di intelligenza artificiale (per l’erogazione delle funzionalità Flowii AI, nei limiti e con le modalità di pseudonimizzazione descritti nella sezione “Funzionalità di intelligenza artificiale (Flowii AI) e pseudonimizzazione”), consulenti legali e/o fiscali, in qualità di responsabili del trattamento o incaricati. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento nominati dal Titolare potrà essere richiesto al Titolare contattando l’indirizzo di cui alla sezione “Identità e dati di contatto del Titolare”. I Suoi dati non saranno diffusi né ceduti a terzi per finalità proprie di questi ultimi.

Identità e dati di contatto del Titolare

Il Titolare del trattamento è ScaleUp S.R.L., con sede legale in Corso Magenta 25, 20123 Milano, P.IVA/CF 13743690961, contattabile all’indirizzo e-mail hello@flowii.ai.

Diritti dell’interessato

In relazione al trattamento dei Suoi dati personali, Lei potrà esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR:

• ricevere conferma dell’esistenza dei Suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i Suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali effettuato in violazione di legge, compresa la limitazione della conservazione di dati non necessari rispetto alle finalità del trattamento (diritto alla cancellazione e diritto alla limitazione);
• ricevere copia dei dati in formato elettronico che La riguardano e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati);
• opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
• revocare il consenso ove costituisca la base giuridica del trattamento;
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di Lei o che La riguardino in modo analogamente significativo.

Esercizio dei diritti

Per esercitare i diritti di cui sopra può rivolgersi al Titolare inviando una e-mail all’indirizzo hello@flowii.ai o una lettera raccomandata a/r alla sede legale indicata all’articolo precedente.

Diritto di reclamo

Qualora dovesse ritenere che il trattamento dei dati personali a Lei riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), come previsto dagli artt. 13 e 77 del GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del GDPR.

Cookie e tecnologie simili

Per l’uso di cookie e di altri strumenti di tracciamento di natura tecnica o analitica sul Sito e sulla Piattaforma si rinvia alla Cookie Policy disponibile all’indirizzo /cookie-policy. I cookie strettamente necessari al funzionamento del servizio sono utilizzati in base al legittimo interesse; per i cookie di tracciamento/analitici viene richiesto il consenso esplicito tramite banner, con possibilità di accettare o rifiutare. La scelta è registrata con data, ora e indirizzo IP.

Modifiche all’informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa. La data di ultimo aggiornamento è indicata in calce al documento. Si invita a consultare periodicamente questa pagina; in caso di modifiche rilevanti, il Titolare fornirà idonea informativa o richiederà il consenso ove necessario.