Centri di costo: come capire dove l’azienda sta spendendo troppo

Sapere quanto spende complessivamente un’azienda non basta. Per prendere decisioni migliori bisogna capire dove vengono utilizzate le risorse e quali attività stanno generando costi superiori alle previsioni.

I centri di costo permettono di suddividere le spese aziendali per reparto, progetto, sede o area di attività, rendendo più semplice individuare inefficienze e sprechi.

Un centro di costo è un’area alla quale vengono attribuite determinate spese.

Può corrispondere, ad esempio, a:

• marketing;
• vendite;
• amministrazione;
• produzione;
• personale;
• una sede aziendale;
• un cliente o progetto specifico.

La contabilità per centri di costo fa parte degli strumenti utilizzati nel controllo di gestione per analizzare i costi e misurare la redditività di prodotti, servizi e attività aziendali.

Un’azienda potrebbe spendere 30.000 euro al mese, ma questo dato diventa realmente utile solo quando viene suddiviso, ad esempio, in:

• 10.000 euro per il personale;
• 7.000 euro per il marketing;
• 6.000 euro per la produzione;
• 4.000 euro per software e tecnologia;
• 3.000 euro per amministrazione.

Confrontare budget e costi effettivi

Per ogni centro di costo è utile definire un budget mensile o annuale e confrontarlo con le spese realmente sostenute.

Se il marketing aveva un budget di 5.000 euro ma ha raggiunto 7.500 euro, lo scostamento deve essere analizzato. L’aumento potrebbe essere giustificato da una campagna straordinaria oppure indicare spese non controllate.

Il controllo di gestione utilizza proprio budgeting, reporting e analisi degli scostamenti per confrontare obiettivi e risultati effettivi.

Analizzare l’andamento nel tempo

Una spesa elevata in un singolo mese non rappresenta necessariamente un problema. È più utile confrontare ogni centro di costo con i mesi precedenti.

Un aumento costante può segnalare:

• abbonamenti non più utilizzati;
• fornitori diventati troppo costosi;
• campagne pubblicitarie poco efficienti;
• costi operativi in crescita;
• progetti che stanno superando il budget.

Collegare i costi ai risultati

Spendere molto non significa automaticamente spendere troppo.

Un reparto commerciale che costa 20.000 euro ma genera 100.000 euro di nuovi ricavi potrebbe essere efficiente. Un progetto che costa 15.000 euro e ne produce 10.000, invece, richiede una valutazione.

Per questo i costi devono essere confrontati con ricavi, margini e risultati ottenuti. Il margine di contribuzione, ad esempio, aiuta a valutare quanto rimane dopo aver sottratto i costi variabili dai ricavi.

In questo modo puoi:

• impostare un budget;
• monitorare i costi sostenuti;
• confrontare budget e spesa reale;
• vedere l’andamento nel tempo;
• individuare le categorie che stanno crescendo;
• controllare la redditività di ogni progetto;
• ricevere una visione aggiornata senza ricostruire i dati su Excel.

Ad esempio, puoi creare un centro di costo per il lancio di un nuovo prodotto e registrare al suo interno pubblicità, consulenze, software e fornitori. Flowii ti permette così di verificare rapidamente quanto hai già speso, quanto budget rimane e se il progetto sta rispettando le previsioni.

I centri di costo trasformano un semplice elenco di movimenti in informazioni utili per decidere.

Non mostrano soltanto quanto sta spendendo l’azienda, ma permettono di capire quale reparto, progetto o attività sta assorbendo più risorse del previsto.

Con Flowii puoi organizzare automaticamente entrate e uscite per centro di costo, confrontare budget e risultati e intervenire prima che una spesa fuori controllo diventi un problema per la liquidità.