Controllo di gestione per PMI: da dove iniziare senza fogli Excel complicati
Scopri come impostare il controllo di gestione nella tua PMI senza fogli Excel complicati. Monitora cash flow, costi, fatture e previsioni con Flowii.
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Il controllo di gestione per una PMI non deve necessariamente partire da un file Excel pieno di formule, tabelle collegate e dati da aggiornare manualmente.
Per iniziare serve soprattutto rispondere con chiarezza ad alcune domande:
- quanto denaro entra ogni mese?
- quanto denaro esce?
- quali costi pesano maggiormente sull’attività?
- quali clienti devono ancora pagare?
- quali fatture devono essere saldate?
- quali progetti stanno generando margine?
- quanta liquidità sarà disponibile nei prossimi mesi?
- quanto denaro è già destinato a tasse e altre scadenze?
Problema
Dati sparsi ovunque
Obiettivo
Una visione aggiornata
Con Flowii
Tutto in un unico spazio
Molte piccole imprese possiedono già queste informazioni, ma le tengono distribuite tra conto corrente, gestionale di fatturazione, email del commercialista, fogli Excel e documenti diversi.
Il problema, quindi, non è sempre la mancanza di dati. È la difficoltà nel trasformarli in una visione semplice e aggiornata dell’andamento aziendale.
Con Flowii puoi raccogliere e organizzare queste informazioni in un unico spazio, controllando entrate, uscite, fatture, costi, progetti, scadenze e previsioni finanziarie senza costruire da zero un sistema complesso su Excel.
Che cos’è il controllo di gestione
Il controllo di gestione è l’insieme di attività utilizzate per comprendere come sta andando economicamente e finanziariamente un’impresa.
Non significa soltanto controllare il fatturato.
Un’azienda può fatturare molto e avere comunque problemi di liquidità. Può acquisire nuovi clienti, ma sostenere costi troppo elevati per servirli. Può registrare un utile contabile e, nello stesso momento, non avere abbastanza denaro disponibile sul conto corrente.
Il controllo di gestione serve a collegare diversi elementi:
- ricavi;
- costi;
- incassi;
- pagamenti;
- marginalità;
- liquidità;
- budget;
- previsioni;
- scadenze future.
La contabilità registra ciò che è accaduto. Il controllo di gestione aiuta invece a interpretare i dati e a prendere decisioni su ciò che accadrà.
Perché il fatturato non basta per capire come sta andando l’azienda
Uno degli errori più comuni nelle piccole imprese è utilizzare il fatturato come principale indicatore di salute aziendale.
Il fatturato è importante, ma non dice:
- se le fatture sono state effettivamente incassate;
- quanto costa generare quei ricavi;
- quale cliente o progetto produce margine;
- quante uscite sono previste nei prossimi mesi;
- quanta liquidità dovrà essere accantonata per le imposte;
- se il saldo bancario sarà sufficiente a sostenere gli impegni futuri.
Immaginiamo un’impresa che emetta fatture per 50.000 euro in un mese.
Se una parte significativa di quelle fatture sarà incassata dopo 60 o 90 giorni, i 50.000 euro non rappresentano liquidità immediatamente disponibile.
Nel frattempo, l’impresa potrebbe dover pagare:
- stipendi;
- collaboratori;
- fornitori;
- affitti;
- software;
- imposte;
- contributi;
- rate di finanziamenti.
Per questo motivo il controllo di gestione deve considerare sia la dimensione economica sia quella finanziaria.
Perché Excel diventa complicato con la crescita dell’impresa
Excel può essere utile nelle prime fasi di un’attività. Permette di creare rapidamente una tabella con entrate, uscite e previsioni.
Con il tempo, però, il file tende a diventare più complesso. Si aggiungono:
- nuovi fogli;
- formule;
- copie mensili dello stesso documento;
- collegamenti tra tabelle;
- categorie inserite manualmente;
- fatture da verificare;
- movimenti bancari da importare;
- budget di progetto;
- scadenze fiscali;
- previsioni da aggiornare.
Il rischio è che il controllo di gestione dipenda da una sola persona che conosce la struttura del file.
Inoltre, ogni aggiornamento richiede tempo. Bisogna scaricare i movimenti bancari, copiarli, classificarli, confrontarli con le fatture e controllare che le formule siano ancora corrette.
Quando i dati non vengono aggiornati con regolarità, il file perde rapidamente utilità. Il controllo di gestione finisce così per essere svolto una volta al mese, una volta a trimestre o soltanto quando emerge un problema di liquidità.
Da dove iniziare con il controllo di gestione in una PMI
Per iniziare non è necessario costruire immediatamente un sistema con decine di indicatori. È meglio procedere gradualmente, concentrandosi sulle informazioni davvero utili per prendere decisioni.
- 1
Collegare entrate e uscite reali
Ricostruisci i movimenti finanziari dell’impresa: quanto è entrato, quanto è uscito, da quale conto, per quale motivo e a quale attività si riferisce. Con Flowii puoi collegare i conti bancari o importare gli estratti conto, partendo dai dati effettivi e non soltanto da stime.
- 2
Classificare correttamente i movimenti
Ogni entrata e ogni uscita devono essere classificate. Flowii consente categorie e sottocategorie personalizzate, più regole automatiche basate su descrizione o fornitore, anche applicabili allo storico.
- 3
Collegare movimenti bancari e fatture
La riconciliazione aiuta ad associare incassi e pagamenti ai documenti giusti, distinguendo fatture aperte, pagate, scadute e movimenti non ancora associati.
- 4
Monitorare il cash flow
Il cash flow mostra se nel periodo sono entrate più risorse di quante ne siano uscite. Un mese negativo non è sempre un problema; lo diventa se si ripete o non era previsto.
- 5
Creare centri di costo e progetti
Analizza ricavi e costi per cliente, commessa, campagna o prodotto. Per ogni progetto puoi controllare budget, costi, entrate e scostamenti.
- 6
Confrontare budget e dati reali
Il controllo di gestione nasce dal confronto tra previsto e realizzato. Con Flowii il budget diventa uno strumento aggiornabile, non una tabella statica di inizio anno.
- 7
Creare previsioni di cassa
Inserisci saldo iniziale, incassi attesi, pagamenti, costi ricorrenti, imposte e investimenti. Analizza orizzonti a 30 giorni, 3, 6 o 12 mesi e interveni prima che emerga una tensione di liquidità.
- 8
Inserire tasse e scadenze nelle previsioni
Registra importi, date, stato, rateizzazioni e periodo di competenza. Così distingui liquidità presente, liquidità realmente disponibile e parte già destinata al fisco.
- 9
Controllare gli indicatori da un’unica dashboard
Parti da pochi indicatori chiari: saldo, entrate, uscite, cash flow, fatture aperte, costi per categoria, previsioni e budget residui. Approfondisci solo quando serve.
Esempi di categorie utili
- vendite;
- consulenze;
- personale;
- collaboratori;
- marketing;
- software;
- affitti;
- utenze;
- trasferte;
- imposte;
- contributi;
- costi bancari;
- rimborsi;
- finanziamenti.
Formula semplificata del cash flow
Cash flow = entrate finanziarie − uscite finanziarie
Un cash flow positivo indica che nel periodo sono entrate più risorse di quante ne siano uscite. Un cash flow negativo indica invece che le uscite hanno superato le entrate.
Cosa puoi verificare sul cash flow
- quali mesi generano più liquidità;
- quando si concentrano le uscite;
- quali costi stanno crescendo;
- quali entrate sono ricorrenti;
- quali variazioni richiedono attenzione.
Cosa controllare per ogni progetto
- budget previsto;
- costi sostenuti;
- entrate associate;
- periodo di riferimento;
- scostamento rispetto al budget;
- disponibilità residua.
Invece di sapere soltanto che l’azienda ha speso 20.000 euro, puoi comprendere quali progetti hanno assorbito quelle risorse e quali stanno generando risultati.
Elementi tipici di una previsione di cassa
- saldo iniziale;
- incassi attesi;
- fatture da incassare;
- pagamenti programmati;
- fatture da pagare;
- costi ricorrenti;
- stipendi;
- imposte;
- contributi;
- investimenti;
- finanziamenti.
Se tra tre mesi è previsto un calo di liquidità, l’impresa può intervenire prima: sollecitando le fatture scadute, modificando la tempistica di un investimento, negoziando le condizioni di pagamento, riducendo alcune spese, predisponendo una riserva o valutando una linea di credito.
Quali KPI dovrebbe monitorare una piccola impresa
Non esiste un unico sistema valido per tutte le PMI. Gli indicatori devono dipendere dal modello di business e dalle decisioni che l’impresa deve prendere.
Cinque aree essenziali da monitorare
| KPI | A cosa serve |
|---|---|
| Liquidità disponibile | Denaro sui conti, da leggere insieme alle prossime scadenze |
| Cash flow mensile | Capire se l’attività genera o assorbe liquidità |
| Fatture da incassare | Quanto denaro manca ancora, distinguendo scadute e non scadute |
| Costi fissi e variabili | Comprendere quanto è flessibile la struttura dei costi |
| Scostamento dal budget | Spiegare la differenza tra previsto e realizzato |
Un esempio pratico di controllo di gestione con Flowii
Consideriamo una piccola società di consulenza con:
- due conti correnti;
- cinque collaboratori;
- diversi software in abbonamento;
- fatture emesse con pagamenti a 30 e 60 giorni;
- costi di marketing;
- imposte e contributi da pianificare.
Senza un sistema centralizzato, l’amministratore deve:
- 1scaricare gli estratti conto;
- 2aggiornare il foglio di cassa;
- 3controllare le fatture emesse;
- 4verificare gli incassi;
- 5cercare i pagamenti dei fornitori;
- 6aggiornare i budget;
- 7aggiungere le scadenze fiscali;
- 8correggere le formule;
- 9ricostruire una previsione mensile.
Con Flowii può invece:
- collegare o importare i movimenti bancari;
- organizzare automaticamente i movimenti tramite regole;
- collegare banca e fatture;
- individuare le fatture non ancora incassate;
- separare i costi per categoria;
- associare entrate e uscite ai diversi clienti o progetti;
- impostare budget;
- inserire imposte e pagamenti futuri;
- visualizzare la previsione di liquidità;
- controllare gli indicatori dalla dashboard.
Il valore non consiste soltanto nel risparmiare tempo. Disporre di dati aggiornati permette di prendere decisioni prima che il problema diventi urgente.
Ogni quanto aggiornare il controllo di gestione
In un sistema basato esclusivamente su Excel, l’aggiornamento viene spesso rimandato perché richiede troppo lavoro manuale. Per una PMI, il controllo dovrebbe invece essere continuo o comunque molto frequente.
Ogni settimana
- controllare i nuovi movimenti;
- verificare le fatture scadute;
- controllare la liquidità dei prossimi 30 giorni;
- classificare eventuali operazioni non riconosciute.
Ogni mese
- analizzare entrate e uscite;
- verificare gli scostamenti rispetto al budget;
- aggiornare le previsioni;
- controllare costi ricorrenti e abbonamenti;
- analizzare progetti e centri di costo.
Ogni trimestre
- rivedere budget e obiettivi;
- verificare l’andamento della marginalità;
- aggiornare le stime fiscali;
- valutare nuovi investimenti;
- correggere eventuali squilibri strutturali.
Più il sistema è automatizzato, più è semplice mantenere questa frequenza.
Controllo di gestione e commercialista: qual è la differenza?
Flowii non sostituisce il commercialista e non sostituisce la contabilità fiscale.
Il commercialista si occupa principalmente di:
- adempimenti fiscali;
- dichiarazioni;
- registrazioni contabili;
- bilanci;
- calcolo delle imposte;
- applicazione della normativa.
Il controllo di gestione risponde invece a domande operative e manageriali:
- possiamo permetterci questa spesa?
- avremo liquidità sufficiente tra tre mesi?
- quale progetto sta superando il budget?
- quali clienti devono ancora pagare?
- quali costi stanno aumentando?
- quanto denaro dobbiamo accantonare?
- possiamo assumere una nuova persona?
I due strumenti sono complementari. Il commercialista garantisce la corretta gestione contabile e fiscale. Flowii aiuta l’imprenditore a leggere i dati finanziari con maggiore continuità e a utilizzarli per prendere decisioni.
I vantaggi di un software di controllo di gestione per PMI
Utilizzare un software rispetto a un insieme di fogli Excel separati permette di:
- centralizzare i dati;
- ridurre gli inserimenti manuali;
- aggiornare più frequentemente le informazioni;
- standardizzare categorie e regole;
- monitorare fatture e movimenti insieme;
- condividere una visione coerente con il team;
- ridurre il rischio di errori nelle formule;
- creare previsioni più velocemente;
- analizzare singoli progetti e centri di costo;
- individuare prima eventuali problemi di liquidità.
Il vantaggio principale è la continuità. Il controllo di gestione non deve essere un documento preparato occasionalmente. Deve diventare un processo integrato nella gestione ordinaria dell’impresa.
- 1
Inserisci l’azienda
Configura le informazioni principali e seleziona la società da monitorare. Flowii permette di gestire anche più aziende dallo stesso account.
- 2
Collega i dati finanziari
Collega i conti bancari disponibili oppure importa gli estratti conto per ricostruire lo storico di entrate e uscite.
- 3
Crea categorie e regole
Definisci le categorie più importanti per il tuo modello di business e crea regole per classificare automaticamente i movimenti ricorrenti.
- 4
Importa o collega le fatture
Aggiungi fatture emesse e ricevute per verificare incassi e pagamenti con la riconciliazione automatica.
- 5
Configura progetti, budget e scadenze
Crea centri di costo, definisci importi previsti, aggiungi entrate e uscite future e registra tasse e scadenze nella previsione finanziaria.
Domande frequenti sul controllo di gestione per PMI
Il controllo di gestione è utile anche per una piccola impresa?
Sì. Una piccola impresa dispone generalmente di meno risorse finanziarie rispetto a una grande azienda e può quindi risentire maggiormente di ritardi negli incassi, costi imprevisti o errori nella pianificazione. Il sistema può essere proporzionato alle dimensioni dell’attività e partire da pochi indicatori essenziali.
È necessario conoscere la contabilità?
Non è necessario essere un commercialista per monitorare entrate, uscite, fatture, budget e previsioni di cassa. È comunque importante distinguere il controllo finanziario e gestionale dagli adempimenti contabili e fiscali, che devono essere verificati con il professionista incaricato.
Posso fare controllo di gestione con Excel?
Sì, soprattutto quando il numero di movimenti e la complessità dell’attività sono limitati. Excel diventa meno efficiente quando bisogna aggiornare frequentemente banche, fatture, categorie, budget, progetti e previsioni.
Qual è la differenza tra utile e cash flow?
L’utile è un risultato economico determinato secondo criteri contabili. Il cash flow riguarda invece i movimenti effettivi di denaro. Una fattura può contribuire ai ricavi e all’utile prima di essere realmente incassata.
Flowii sostituisce il commercialista?
No. Flowii è uno strumento di organizzazione, analisi e pianificazione finanziaria. Il commercialista resta il riferimento per contabilità, dichiarazioni, bilanci, calcolo delle imposte e applicazione delle norme fiscali.
Posso monitorare singoli progetti?
Sì. Con Flowii puoi creare progetti e centri di costo, associando entrate, uscite e budget alle diverse attività aziendali.
Posso vedere le fatture non ancora pagate?
Sì. Collegando fatture e movimenti bancari puoi verificare quali documenti risultano incassati o pagati e quali sono ancora aperti.
Posso creare una previsione di cassa?
Sì. Puoi inserire entrate e uscite future, fatture, costi ricorrenti, imposte e altre scadenze per analizzare l’evoluzione attesa della liquidità.
Conclusioni
Il controllo di gestione per PMI non deve iniziare da un foglio Excel complesso.
Deve iniziare da una visione chiara di:
- quanto denaro entra;
- quanto denaro esce;
- quali fatture sono ancora aperte;
- dove si concentrano i costi;
- quali progetti rispettano il budget;
- quali pagamenti arriveranno nei prossimi mesi;
- quanta liquidità sarà realmente disponibile.
Flowii riunisce conti bancari, movimenti, fatture, cash flow, progetti, budget, imposte e previsioni finanziarie in un unico strumento.
Puoi automatizzare la classificazione delle operazioni, riconciliare fatture e movimenti bancari, monitorare i centri di costo e costruire previsioni senza dover aggiornare continuamente formule e tabelle.
Il risultato è un controllo di gestione più semplice, continuo e accessibile, pensato per aiutare imprenditori e piccole imprese a prendere decisioni basate su dati aggiornati.
Con Flowii non devi diventare un esperto di fogli di calcolo per capire come sta andando la tua azienda. I dati sono già presenti: devi soltanto riuscire a leggerli, organizzarli e trasformarli in decisioni.