Fatture scadute e crediti insoluti: come proteggere la liquidità
Scopri come prevenire fatture scadute, gestire i crediti insoluti e proteggere la liquidità della tua azienda con un processo efficace.
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Emettere una fattura non significa avere già incassato.
Un’azienda può registrare un buon fatturato e trovarsi comunque senza liquidità se i clienti pagano in ritardo. Stipendi, fornitori, imposte e rate continuano infatti ad avere scadenze precise, anche quando gli incassi non arrivano.
Fattura scaduta
oltre la data concordata
Credito insoluto
rischio concreto di mancato pagamento
Obiettivo
proteggere la liquidità
Per proteggere la cassa è quindi necessario monitorare le fatture fin dalla loro emissione, invece di intervenire soltanto quando il credito è ormai difficile da recuperare.
Che differenza c’è tra fattura scaduta e credito insoluto?
Una fattura scaduta è una fattura che non è stata pagata entro la data concordata.
Un credito insoluto è un importo che, dopo la scadenza e i primi solleciti, presenta un rischio concreto di mancato pagamento.
Non tutte le fatture scadute diventano insoluti. Un piccolo ritardo può dipendere da procedure amministrative, errori nei dati o documenti mancanti. Tuttavia, più tempo passa, più aumenta il rischio per la liquidità aziendale.
Perché i ritardi mettono in difficoltà l’azienda
Le vendite generano ricavi, ma sono gli incassi a finanziare concretamente l’attività.
Quando i clienti pagano tardi, l’impresa può essere costretta a:
- utilizzare le proprie riserve;
- rinviare pagamenti e investimenti;
- chiedere finanziamenti;
- sostenere interessi e costi bancari;
- dedicare tempo al recupero dei crediti.
Il problema è ancora più rilevante quando una parte consistente del fatturato dipende da pochi clienti.
Come prevenire le fatture insolute
Verifica il cliente prima di concedere credito
Prima di accettare pagamenti molto dilazionati, valuta l’affidabilità del cliente, soprattutto per ordini importanti o rapporti appena iniziati.
Puoi richiedere:
- un anticipo;
- un pagamento a stato di avanzamento;
- scadenze più brevi;
- una garanzia;
- il saldo prima della consegna finale.
Non tutti i clienti devono necessariamente ricevere le stesse condizioni.
Definisci chiaramente i termini di pagamento
Contratto, preventivo e fattura devono indicare con chiarezza:
- importo;
- data di scadenza;
- modalità di pagamento;
- eventuali acconti;
- conseguenze del ritardo.
Nelle transazioni commerciali tra imprese, il termine ordinario previsto dalla disciplina europea è di 60 giorni, salvo diverso accordo espresso che non risulti gravemente iniquo per il creditore. Per le pubbliche amministrazioni il termine è generalmente di 30 giorni, con alcune eccezioni.
Invia la fattura senza ritardi
Un errore frequente è completare il lavoro e aspettare diversi giorni prima di fatturare.
Prima viene emessa la fattura, prima inizia il periodo previsto per il pagamento. È inoltre importante controllare subito che dati fiscali, ordine, riferimenti e coordinate bancarie siano corretti.
Come gestire una fattura scaduta
Un processo efficace può prevedere:
- un promemoria alcuni giorni prima della scadenza;
- un primo sollecito subito dopo la scadenza;
- un secondo contatto più diretto;
- una comunicazione formale;
- l’eventuale affidamento della pratica a un professionista.
Il primo sollecito dovrebbe essere cortese e specifico. Deve indicare numero della fattura, importo, data di scadenza e modalità per effettuare il pagamento.
Quando il ritardo continua, è necessario rendere la comunicazione più formale e fissare una nuova scadenza precisa.
Interessi di mora e costi di recupero
Nelle transazioni commerciali disciplinate dal Decreto legislativo 231/2002, gli interessi di mora possono decorrere automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza che sia necessariamente richiesta una formale costituzione in mora, quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
La disciplina europea riconosce inoltre al creditore il diritto a un importo forfettario minimo di 40 euro per i costi di recupero, oltre agli eventuali costi ragionevoli eccedenti tale somma.
L’applicazione concreta deve essere valutata considerando il contratto, il tipo di cliente e le caratteristiche della transazione.
Monitora lo scaduto con un report semplice
Ogni azienda dovrebbe sapere in qualsiasi momento:
- quanto deve ancora incassare;
- quali fatture sono scadute;
- da quanti giorni sono scadute;
- quali clienti accumulano ritardi;
- quali somme entreranno presumibilmente nel mese.
Un report dello scaduto può dividere i crediti in fasce:
Fasce gestionali per lo scaduto
| Stato | Giorni dalla scadenza |
|---|---|
| Da monitorare | 1-15 giorni |
| Primo sollecito | 16-30 giorni |
| Rischio crescente | 31-60 giorni |
| Recupero prioritario | Oltre 60 giorni |
Le fasce sono criteri gestionali interni e possono essere adattate al tipo di attività.
Inserisci gli incassi realistici nelle previsioni
Nella previsione di cassa non bisogna utilizzare automaticamente la data indicata in fattura.
Se un cliente paga abitualmente con venti giorni di ritardo, è più prudente utilizzare una data di incasso realistica. In questo modo la previsione mostra la liquidità che probabilmente sarà disponibile, non soltanto quella teorica.
È inoltre consigliabile creare scenari alternativi nel caso in cui gli incassi più importanti vengano rinviati.
Conclusioni
Proteggere la liquidità non significa limitarsi a sollecitare i clienti in ritardo.
Significa costruire un processo che parta prima della vendita e comprenda condizioni chiare, verifica dei clienti, monitoraggio delle scadenze, solleciti tempestivi e previsioni di cassa realistiche.
Il dato più importante non è soltanto quanto hai fatturato, ma quanto hai incassato e quando prevedi di ricevere il denaro ancora dovuto.
Fonti
- Decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231 — ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
- Commissione europea — disciplina europea sui ritardi di pagamento.
- Direttiva 2011/7/UE sulla lotta contro i ritardi di pagamento.