Previsione di cassa a 3, 6 e 12 mesi: come crearla con Flowii

Una fattura emessa non è ancora un incasso. Un ordine acquisito non è ancora liquidità disponibile. E un’azienda apparentemente redditizia può comunque trovarsi senza abbastanza denaro per pagare stipendi, fornitori, imposte o investimenti.

Per evitare queste situazioni serve una previsione di cassa, cioè una stima delle entrate, delle uscite e della liquidità disponibile nei prossimi mesi.

Creare una previsione a 3, 6 e 12 mesi permette di osservare l’azienda da tre prospettive diverse:

• nel breve periodo, per gestire pagamenti e incassi imminenti;
• nel medio periodo, per pianificare spese, assunzioni e investimenti;
• nel lungo periodo, per valutare la sostenibilità finanziaria dell’attività.

Con Flowii puoi collegare conti bancari e fatture, classificare automaticamente i movimenti e inserire entrate, uscite e scadenze future all’interno di un’unica previsione aggiornata.

La previsione di cassa, chiamata anche cash flow forecast o piano di cassa, mostra come potrebbe cambiare la disponibilità finanziaria di un’attività nel tempo.

Il calcolo di base è:

La previsione deve considerare solamente i movimenti che producono un’effettiva entrata o uscita di denaro. Non basta quindi guardare fatturato, costi o utile contabile.

Una vendita registrata oggi, ma incassata tra 60 giorni, deve essere inserita nella previsione del mese in cui si ritiene che il cliente pagherà. Allo stesso modo, una fattura ricevuta deve essere registrata in corrispondenza della sua data di pagamento prevista.

Anche lo IAS 7 distingue i flussi finanziari in attività operative, di investimento e di finanziamento: una classificazione utile per comprendere non soltanto quanto denaro entra o esce, ma anche da quale area dell’azienda deriva.

Il saldo del conto corrente mostra quanto denaro è disponibile oggi, ma non indica cosa succederà nelle prossime settimane.

Potresti avere 40.000 euro sul conto e dover pagare, entro un mese:

• 15.000 euro di imposte;
• 10.000 euro di stipendi e collaboratori;
• 8.000 euro di fornitori;
• 5.000 euro per un investimento già approvato.

In questo caso la liquidità realmente libera sarebbe molto più bassa di quella mostrata dal conto.

Il problema diventa ancora più evidente quando gli incassi arrivano in ritardo. La Commissione europea evidenzia che i ritardi nei pagamenti generano pesanti conseguenze finanziarie e amministrative per le PMI e che un’interruzione del flusso di cassa può compromettere la solvibilità dell’impresa.

La previsione di cassa serve quindi a rispondere in anticipo a domande come:

• riusciremo a pagare tutte le scadenze?
• quando raggiungeremo il punto minimo di liquidità?
• possiamo assumere una nuova persona?
• possiamo permetterci un investimento?
• quanto possiamo destinare alla crescita senza mettere in difficoltà l’azienda?
• cosa succede se alcuni clienti pagano in ritardo?

Non esiste un unico orizzonte temporale valido per tutte le decisioni. Una previsione efficace combina livelli di dettaglio differenti.

Le indicazioni professionali sulla gestione finanziaria suggeriscono spesso un forecast dettagliato sulle prime 13 settimane e una previsione mensile estesa almeno ai successivi 12 mesi.

Previsione di cassa a 3 mesi

La previsione a 3 mesi è la più operativa e precisa.

Serve per controllare:

• fatture da incassare;
• pagamenti ai fornitori;
• stipendi e compensi;
• rate di finanziamenti;
• IVA, contributi e altre imposte;
• abbonamenti e costi ricorrenti;
• eventuali picchi di spesa.

In questo periodo è consigliabile utilizzare dati molto concreti: fatture già emesse, ordini confermati, contratti firmati e scadenze conosciute.

Per le attività con una liquidità particolarmente variabile, i primi tre mesi possono essere analizzati anche settimana per settimana.

Previsione di cassa a 6 mesi

La previsione a 6 mesi aggiunge una prospettiva gestionale.

Permette di valutare:

• l’andamento stagionale delle vendite;
• l’effetto di nuove assunzioni;
• campagne pubblicitarie programmate;
• rinnovi di software, assicurazioni e servizi;
• acquisti di attrezzature;
• nuovi progetti;
• aumenti o riduzioni dei costi;
• periodi caratterizzati da minori incassi.

I dati dei primi mesi saranno generalmente più affidabili. Quelli dei mesi successivi dipenderanno maggiormente da ipotesi commerciali e operative.

Previsione di cassa a 12 mesi

La previsione a 12 mesi offre una visione complessiva della sostenibilità finanziaria dell’attività.

Serve per pianificare:

• imposte annuali, saldi e acconti;
• investimenti;
• assunzioni;
• finanziamenti e relative rate;
• distribuzioni ai soci;
• rinnovi contrattuali;
• espansione in nuovi mercati;
• periodi di stagionalità;
• fabbisogno finanziario futuro.

Non deve essere considerata una previsione esatta. È uno strumento decisionale che deve essere aggiornato quando cambiano le informazioni disponibili.

I rolling forecast, normalmente aggiornati ogni mese e proiettati da 3 a 12 mesi in avanti, consentono di adattare più rapidamente i piani aziendali e individuare possibili carenze di liquidità prima che diventino critiche.

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   Determina la liquidità iniziale

   Parti dal denaro realmente disponibile sui conti bancari e sugli altri strumenti di pagamento aziendali. Non includere affidamenti non utilizzati, fatture non ancora incassate, ricavi non confermati o somme già destinate a pagamenti imminenti senza segnalarle nella previsione. Con Flowii puoi collegare i conti e visualizzare i movimenti in un’unica piattaforma.

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   Inserisci gli incassi previsti

   Elenca tutte le entrate che potrebbero generare liquidità: fatture emesse, vendite previste, abbonamenti, canoni, finanziamenti, contributi, rimborsi, apporti dei soci e disinvestimenti. Per ogni entrata indica importo, data prevista di incasso, fonte, categoria e livello di certezza. Usa la data in cui prevedi che il denaro arrivi davvero sul conto.

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   Inserisci tutte le uscite previste

   Registra le uscite separandole almeno in tre gruppi: uscite operative, imposte e contributi, investimenti e finanziamenti. Le scadenze fiscali non dovrebbero essere trattate come spese impreviste.

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   Classifica entrate e uscite

   Organizza i movimenti per categoria per capire quali aree generano liquidità e quali la assorbono. In Flowii puoi creare categorie e regole automatiche basate su descrizione, beneficiario o altre caratteristiche ricorrenti.

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   Calcola il saldo previsto mese per mese

   Dopo aver inserito entrate e uscite, calcola il risultato di ogni periodo. Conoscere in anticipo i mesi più critici permette di intervenire: anticipare incassi, posticipare spese, negoziare dilazioni o predisporre una linea di credito.

Uscite operative

Sono i costi necessari per il funzionamento ordinario dell’attività:

• fornitori;
• stipendi;
• collaboratori;
• affitti;
• software;
• consulenze;
• utenze;
• pubblicità;
• assicurazioni;
• logistica.

Imposte e contributi

Inserisci le scadenze fiscali come uscite future:

• IVA;
• contributi previdenziali;
• ritenute;
• saldo e acconti delle imposte;
• tributi locali;
• rateazioni;
• F24 già programmati.

Investimenti e finanziamenti

• acquisto di macchinari e attrezzature;
• sviluppo di nuovi prodotti;
• lavori e ristrutturazioni;
• rate di prestiti;
• interessi;
• leasing;
• rimborsi di capitale.

Esempio di classificazione

Entrate: vendite ricorrenti, nuovi clienti, consulenze, e-commerce, finanziamenti.

Uscite: personale, fornitori, marketing, software, imposte, finanziamenti, investimenti.

Esempio di saldo previsto

L’azienda mantiene sempre un saldo positivo, ma il terzo mese presenta una riduzione significativa della liquidità.

Conoscere questa informazione in anticipo permette di intervenire, per esempio:

• anticipando alcuni incassi;
• posticipando una spesa non urgente;
• negoziando una dilazione con un fornitore;
• riducendo un investimento;
• predisponendo una linea di credito;
• aumentando il margine di liquidità disponibile.

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   Collega i conti bancari

   Parti da saldi e movimenti reali senza aggiornare manualmente un foglio di calcolo a ogni pagamento. La previsione mantiene così un collegamento diretto con la situazione finanziaria effettiva.

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   Importa le fatture emesse e ricevute

   Le fatture emesse rappresentano potenziali incassi futuri, quelle ricevute pagamenti da pianificare. Flowii le mette in relazione con i movimenti bancari tramite la riconciliazione automatica.

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   Controlla le date previste di pagamento

   La previsione deve riflettere il comportamento reale di clienti e fornitori. Se un cliente deve pagare tra 30 giorni ma storicamente paga dopo 45, è più sicuro posizionare l’incasso nel periodo successivo.

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   Inserisci i movimenti futuri non presenti nelle fatture

   Aggiungi costi ricorrenti, stipendi, imposte, rate, investimenti, rinnovi, vendite attese e spese di progetti futuri. Su Flowii puoi creare previsioni per categoria e sottocategoria, con importi e ricorrenze.

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   Crea prima la previsione a 3 mesi

   Concentrati sui dati più affidabili: fatture già emesse e ricevute, contratti firmati, pagamenti ricorrenti, scadenze fiscali e rate già definite. Individua il punto in cui la liquidità raggiunge il livello più basso.

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   Estendi a 6 mesi e completa a 12 mesi

   Aggiungi vendite probabili, stagionalità, campagne, assunzioni e progetti. Poi inserisci eventi annuali come imposte, assicurazioni, investimenti e eventuali necessità di finanziamento. Osserva l’andamento mensile, non solo il saldo di fine anno.

Con la riconciliazione automatica puoi distinguere rapidamente:

• fatture ancora da incassare;
• fatture già incassate;
• fatture ricevute da pagare;
• pagamenti già completati;
• scadenze superate.

Una buona previsione non dovrebbe basarsi su un’unica aspettativa. Puoi costruire almeno tre ipotesi:

Scenario realistico

Utilizza le informazioni considerate più probabili, basate su contratti, dati storici e andamento attuale.

Scenario prudente

Posticipa gli incassi meno sicuri, riduci le vendite previste e considera possibili aumenti dei costi.

Scenario favorevole

Inserisci una crescita più elevata, maggiori incassi o il buon esito di opportunità commerciali concrete.

Gli scenari devono essere plausibili. Non servono per indovinare il futuro, ma per capire quali decisioni prendere al verificarsi di condizioni differenti.

Anche nelle valutazioni dei piani finanziari è importante considerare un margine di errore e confrontare sistematicamente i risultati ottenuti con quelli previsti.

Su Flowii puoi modificare importi e date previste per osservare come cambierebbe il saldo futuro in presenza di minori entrate, ritardi negli incassi o maggiori costi.

Una previsione creata una volta e mai aggiornata perde rapidamente valore.

Adotta un sistema di rolling forecast:

1. 1confronta i movimenti previsti con quelli effettivi;
2. 2correggi importi e date;
3. 3elimina le operazioni già completate;
4. 4aggiorna le ipotesi commerciali;
5. 5aggiungi un nuovo mese alla fine del periodo.

Alla fine di agosto, per esempio, una previsione a 12 mesi non dovrebbe fermarsi al dicembre dello stesso anno. Dovrebbe continuare fino ad agosto dell’anno successivo.

In Flowii i movimenti bancari e la riconciliazione delle fatture aiutano a mantenere allineati dati reali e previsioni, evitando di ricostruire ogni volta la situazione da zero.

Confondere fatturato e liquidità

Il fatturato misura le vendite. La liquidità misura il denaro effettivamente disponibile. Un aumento del fatturato può persino peggiorare temporaneamente la cassa quando i clienti pagano tardi, ma fornitori e dipendenti devono essere pagati subito.

Inserire gli incassi nella data della fattura

Utilizza la data prevista di pagamento, considerando eventuali ritardi abituali.

Dimenticare IVA e imposte

Una parte del denaro presente sul conto potrebbe essere già destinata al fisco. Inserisci le imposte nella previsione e distingui la liquidità libera da quella accantonata.

Ignorare i piccoli costi ricorrenti

Software, commissioni, canoni e abbonamenti possono avere un impatto rilevante quando vengono sommati.

Essere troppo ottimisti sulle vendite

Non inserire automaticamente tutte le trattative commerciali come incassi certi. Applica probabilità realistiche oppure considera soltanto le opportunità più concrete.

Guardare soltanto il saldo finale

Il saldo di fine anno potrebbe essere positivo anche in presenza di mesi intermedi negativi. Controlla sempre il punto minimo della liquidità.

Non confrontare previsioni e risultati reali

Gli scostamenti aiutano a migliorare progressivamente le stime. Se i clienti pagano sistematicamente più tardi del previsto, le nuove previsioni dovranno riflettere questo comportamento.

Creare una previsione di cassa a 3, 6 e 12 mesi significa passare da una gestione reattiva a una gestione consapevole della liquidità.

La previsione a 3 mesi aiuta a controllare le scadenze imminenti. Quella a 6 mesi supporta le decisioni operative. Quella a 12 mesi permette di valutare sostenibilità, investimenti e crescita.

Con Flowii puoi riunire in un unico spazio:

• conti e movimenti bancari;
• fatture emesse e ricevute;
• riconciliazione automatica dei pagamenti;
• entrate e uscite previste;
• categorie e regole automatiche;
• scadenze fiscali;
• previsioni finanziarie a 3, 6 e 12 mesi.

In questo modo non controlli soltanto quanto denaro hai oggi. Puoi capire in anticipo quanta liquidità avrai domani e prendere decisioni prima che una normale scadenza si trasformi in un’emergenza.