Riconciliazione bancaria: cos’è e perché automatizzarla
Scopri cos’è la riconciliazione bancaria, come funziona e perché automatizzarla aiuta a controllare incassi, fatture e liquidità aziendale.
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Controllare il saldo del conto corrente non basta per conoscere davvero la situazione finanziaria di un’azienda.
Per capire da dove arriva ogni entrata, a quale fattura corrisponde un bonifico e quali pagamenti devono ancora essere effettuati serve un’attività precisa: la riconciliazione bancaria.
Obiettivo
collegare banca e documenti
Manuale
lento e soggetto a errori
Automatica
aggiornata e focalizzata sulle eccezioni
Quando viene svolta manualmente, richiede di confrontare continuamente estratti conto, fatture e registrazioni interne. Automatizzarla permette invece di avere dati più aggiornati, individuare rapidamente le anomalie e dedicare meno tempo alle verifiche amministrative.
Cos’è la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è il processo con cui i movimenti presenti sul conto corrente vengono confrontati con le operazioni registrate dall’azienda.
In pratica, serve ad associare ogni entrata e ogni uscita al relativo documento o alla corretta operazione finanziaria.
Un bonifico ricevuto può essere collegato a una fattura emessa. Un pagamento può corrispondere a una fattura di un fornitore. Un addebito può riguardare un software, una rata, un’imposta o una commissione bancaria.
L’obiettivo è verificare che:
- i movimenti bancari siano stati registrati correttamente;
- le fatture incassate risultino effettivamente pagate;
- i pagamenti ai fornitori siano associati ai documenti corretti;
- non siano presenti operazioni duplicate o mancanti;
- il saldo registrato corrisponda alla liquidità realmente disponibile.
Il principio contabile OIC 14 stabilisce che nei conti relativi alle disponibilità liquide devono essere rilevati tutti i movimenti in entrata e in uscita avvenuti entro la data di bilancio. Una corretta gestione dei movimenti bancari è quindi fondamentale anche per rappresentare in modo attendibile la situazione finanziaria dell’impresa.
Un esempio pratico
Un’azienda emette una fattura da 2.500 euro con scadenza il 30 settembre.
Il 4 ottobre riceve un bonifico dello stesso importo. Senza riconciliazione, il movimento appare sul conto corrente, ma la fattura potrebbe continuare a risultare aperta nel gestionale.
La riconciliazione collega il bonifico alla fattura e aggiorna lo stato del documento da “da incassare” a “pagata”.
La situazione diventa più complessa quando:
- il cliente paga più fatture con un unico bonifico;
- viene versato soltanto un acconto;
- l’importo ricevuto è inferiore a quello fatturato;
- nella causale non viene indicato il numero della fattura;
- il pagamento comprende spese o commissioni;
- sono presenti note di credito o rimborsi.
In questi casi il semplice confronto degli importi non sempre è sufficiente. Bisogna considerare anche data, causale, cliente, conto di provenienza e documenti ancora aperti.
Come si esegue manualmente
La riconciliazione bancaria manuale richiede generalmente questi passaggi:
- 1scaricare l’estratto conto o il file dei movimenti;
- 2aprire l’elenco delle fatture emesse e ricevute;
- 3confrontare importi, date, causali e controparti;
- 4associare ogni movimento al relativo documento;
- 5aggiornare lo stato delle fatture;
- 6verificare i movimenti rimasti senza corrispondenza;
- 7correggere eventuali errori o registrazioni duplicate.
Il processo può essere gestibile quando l’azienda registra pochi movimenti al mese. Diventa però lento e fragile quando aumentano conti correnti, clienti, fornitori e fatture.
Un singolo errore può far apparire una fattura come insoluta quando è già stata pagata oppure, al contrario, far considerare incassata una somma che non è ancora arrivata.
Perché la riconciliazione bancaria è importante
Permette di conoscere la liquidità reale
Il fatturato non coincide con la liquidità.
Una fattura emessa rappresenta un credito verso il cliente, ma diventa denaro disponibile soltanto quando viene incassata. La riconciliazione permette di distinguere rapidamente gli importi fatturati dalle somme effettivamente entrate sul conto.
L’OIC 14 identifica tra le disponibilità liquide i depositi bancari e postali, gli assegni e il denaro in cassa. Queste risorse devono essere rappresentate correttamente per comprendere la posizione finanziaria dell’impresa.
Evidenzia le fatture non pagate
Associando gli incassi alle fatture è possibile individuare immediatamente i documenti ancora aperti o scaduti.
In questo modo l’impresa può inviare i solleciti prima che il ritardo diventi un problema di liquidità.
Riduce errori e duplicazioni
La riconciliazione aiuta a individuare:
- movimenti registrati due volte;
- fatture segnate come pagate per errore;
- bonifici non ancora associati;
- importi diversi da quelli attesi;
- commissioni bancarie non contabilizzate;
- addebiti sconosciuti o anomali.
Migliora le previsioni di cassa
Per costruire una previsione finanziaria attendibile bisogna partire da dati aggiornati.
Quando gli incassi non sono riconciliati, il sistema potrebbe considerare ancora attese somme già ricevute oppure includere come disponibili fatture che il cliente non ha pagato.
La riconciliazione rende più preciso il confronto tra entrate, uscite e liquidità futura.
Semplifica il lavoro amministrativo
Avere movimenti già classificati e fatture aggiornate riduce il tempo necessario per ricostruire la situazione a fine mese o durante la preparazione dei documenti per il commercialista.
Perché automatizzarla
La riconciliazione automatica utilizza i dati delle fatture e dei movimenti bancari per cercare le corrispondenze senza richiedere un controllo manuale per ogni operazione.
Il sistema può confrontare elementi come:
- importo;
- data del pagamento;
- nome del cliente o del fornitore;
- IBAN e controparte;
- causale del bonifico;
- numero della fattura;
- documenti ancora aperti.
Quando viene trovata una corrispondenza, il movimento viene collegato alla fattura. Le operazioni che non possono essere associate con sufficiente certezza restano disponibili per una verifica.
I principali vantaggi sono la riduzione delle attività ripetitive, l’aggiornamento più frequente dei dati e la possibilità di concentrarsi soltanto sulle eccezioni.
Il ruolo dell’open banking
Il collegamento automatico ai conti è reso possibile anche dall’evoluzione dell’open banking.
Banca d’Italia definisce l’open banking come la possibilità, con il consenso del cliente, di consentire a soggetti terzi di accedere ai dati e alle informazioni dei conti correnti per fornire nuovi servizi e applicazioni.
La normativa europea PSD2 ha disciplinato i servizi di informazione sui conti, che permettono a persone e aziende di visualizzare in modo aggregato i dati provenienti da uno o più conti di pagamento. La normativa prevede inoltre requisiti per l’autorizzazione degli operatori, l’autenticazione e la protezione dei dati finanziari.
Questo permette ai software finanziari di aggiornare i movimenti senza obbligare l’utente a scaricare e caricare continuamente gli estratti conto, quando il servizio è integrato attraverso operatori e procedure conformi alla normativa applicabile.
Questo permette di:
- riconoscere gli incassi ricevuti;
- aggiornare lo stato delle fatture;
- individuare le fatture non ancora pagate;
- controllare i pagamenti effettuati ai fornitori;
- visualizzare i movimenti che richiedono una verifica;
- classificare entrate e uscite;
- mantenere aggiornato il cash flow.
Invece di controllare separatamente banca, fatture e fogli di calcolo, puoi avere una visione centralizzata della situazione.
Quando la riconciliazione richiede comunque un controllo
Automatizzare non significa eliminare completamente la supervisione.
Alcune operazioni possono richiedere una conferma, soprattutto in presenza di:
- pagamenti parziali;
- bonifici cumulativi;
- importi modificati;
- anticipi;
- rimborsi;
- note di credito;
- causali incomplete;
- più fatture con lo stesso importo.
L’automazione deve quindi ridurre il lavoro manuale e portare all’attenzione dell’utente soltanto i casi dubbi, senza nascondere le anomalie.
Ogni quanto effettuare la riconciliazione
La frequenza dipende dal numero di movimenti e dalle dimensioni dell’attività.
Per una piccola attività potrebbe essere sufficiente una verifica settimanale. Per un’impresa con numerosi incassi e pagamenti è preferibile un aggiornamento giornaliero o automatico.
Aspettare la fine del mese significa rischiare di scoprire troppo tardi:
- una fattura scaduta;
- un pagamento non ricevuto;
- un addebito anomalo;
- un errore nella registrazione;
- una futura carenza di liquidità.
Domande frequenti
Riconciliazione bancaria e contabilità sono la stessa cosa?
No. La contabilità registra e classifica le operazioni economiche e finanziarie. La riconciliazione verifica che le registrazioni corrispondano ai movimenti effettivamente presenti sul conto.
La riconciliazione serve anche alle piccole imprese?
Sì. Anche poche fatture non controllate possono creare problemi quando la liquidità disponibile è limitata.
È possibile riconciliare più conti bancari?
Sì, un sistema centralizzato può raccogliere i movimenti provenienti da diversi conti e consentire una visione complessiva della liquidità.
Cosa succede se un cliente paga più fatture insieme?
Il pagamento deve essere associato a più documenti. Un sistema automatico può proporre una combinazione di fatture il cui totale corrisponde al bonifico ricevuto.
La riconciliazione automatica sostituisce il commercialista?
No. Semplifica il controllo operativo di fatture, incassi e pagamenti, ma non sostituisce le attività contabili, fiscali e professionali svolte dal commercialista.
Conclusioni
La riconciliazione bancaria permette di trasformare un elenco di movimenti in informazioni realmente utili per gestire l’impresa.
Sapere che sul conto è arrivato un bonifico non è sufficiente. Bisogna conoscere il cliente che ha pagato, la fattura collegata, gli importi ancora da incassare e l’effetto sulla liquidità futura.
Con Flowii puoi collegare banca e fatture, riconciliare automaticamente gli incassi e controllare in un unico punto documenti pagati, aperti e scaduti.
Meno tempo dedicato ai controlli manuali, più chiarezza su incassi, pagamenti e liquidità aziendale.
Fonti
- Fondazione OIC — OIC 14 Disponibilità liquide: https://www.fondazioneoic.eu/wp-content/uploads/2024/11/2016-12-OIC-14-Disponibilita-liquide.pdf
- Banca d’Italia — Open Banking nel sistema dei pagamenti: https://www.bancaditalia.it/pubblicazioni/mercati-infrastrutture-e-sistemi-di-pagamento/questioni-istituzionali/2023-031/index.html
- European Central Bank — The revised Payment Services Directive (PSD2): https://www.ecb.europa.eu/press/intro/mip-online/2018/html/1803_revisedpsd.en.html